Como fazer o fluxo de caixa sem complicação?

Gerenciar a saúde financeira de uma empresa é como cuidar de um organismo vivo: requer uma rotina de bons hábitos e muita observação. Por isso tantos especialistas enfatizam a importância de saber como fazer fluxo de caixa para o sucesso dos negócios. 

Porém, só de pensar em lidar com tantos números e informações, muitos empreendedores ficam com um pé atrás. Será que dá para simplificar essa tarefa? Felizmente, sim! Para fazer o fluxo de caixa de sua empresa sem complicações, confira as nossas dicas! 

O que é fluxo de caixa? 

O fluxo de caixa é um dos recursos mais básicos de planejamento financeiro. Ele registra o movimento do que a empresa recebe e do que paga, de modo que, apurando o valor da diferença entre o total de recebimentos e de pagamentos, você obtenha o valor dos recursos disponíveis, estejam eles no caixa ou depositados na conta-corrente. 

Graças ao fluxo de caixa, você apura como estão as finanças de sua empresa e, a partir disso, se planeja.

Fazendo o registro diário de entradas e saídas e analisando periodicamente esses dados, você pode tomar decisões sobre a necessidade de capital de giro, em casos de déficit, e sobre investimentos, em caso de superávit. Com essa ferramenta, projetar o crescimento e novos caminhos para seus negócios fica muito mais fácil e certo. 

Algumas pessoas utilizam planilhas para fazer um controle das receitas e despesas do negócio. Porém, para um controle mais eficiente, o recomendável é que você utilize um sistema de gestão e conte com a ajuda de um serviço de contabilidade, como mostraremos adiante.

Quais são as vantagens do fluxo de caixa em uma empresa? 

As ações do empreendedor definem o sucesso de seu negócio. Com um bom fluxo de caixa, você tem recursos para planejar e agir com estratégias mais certeiras. Entenda os motivos!

Oferece uma visão realista da situação financeira

Quando um empreendedor olha apenas para o dinheiro que entra das vendas, ele pode ter uma visão distorcida sobre a situação dos seus negócios.

Picos de vendas ou vencimento de contratos renovam os ânimos e criam a impressão de que há dinheiro sobrando, mas são momentâneos. Por isso, o fluxo de caixa é tão importante para fazer um controle sustentável da sua empresa. 

Permite que você tome decisões em tempo hábil 

Com a análise do fluxo de caixa, você pode fazer diagnósticos mais precisos do que está acontecendo em sua empresa.

Se identificar uma série de saldos negativos, por exemplo, pode partir para a investigação das possíveis causas. Seriam eles causados por altas taxas de inadimplência ou pela falta de sucesso de um produto ou serviço? Será que o cliente está sendo impactado da maneira ideal? 

O mesmo vale para quando o prazo compreendido entre as datas de recebimentos e de pagamentos é tão alto que a empresa não consegue organizar um bom capital de giro.

Quando o negócio vende muito mais em um mês do que em outros, ele também precisa se organizar para não ocorrerem falhas no fluxo — afinal, pagamentos podem ser realizados antes dos recebimentos. Situações como essas só podem ser identificadas por um fluxo de caixa bem-feito.  

Evita gastos desnecessários

Com as despesas bem documentadas em seu fluxo de caixa, você otimiza o uso de recursos em sua empresa. Assim, terá mais dinheiro para investir em áreas de maior relevância. 

Garante o cumprimento das suas obrigações fiscais

Os empreendedores precisam cumprir com uma rotina relativamente complexa de impostos no Brasil. Com o fluxo de caixa, você evita o acúmulo de contas e garante que terá o valor necessário para realizar o pagamento dos impostos nas datas corretas.

Como fazer fluxo de caixa sem complicação? 

A regra geral para o fluxo de caixa é a de que as despesas quase sempre são certas, mas as receitas não. Organizar seus registros, criar uma rotina, elaborar bons relatórios e ter auxílio da tecnologia são os passos importantes para você fazer fluxo de caixa e aprimorar a gestão financeira de sua empresa.

Na sequência, saiba mais detalhes sobre cada um deles!

Organize seus registros 

Comece com as contas a pagar e as contas a receber. Nessas seções, você deve registrar quais são os compromissos já assumidos e os valores que entrarão em caixa.

As despesas e os ganhos de uma empresa têm naturezas variadas. Para ajudar na visualização, você pode agrupar esses registros em categorias. No caso das despesas, você pode organizá-las em:

• materiais;
• investimentos;
• folha de pagamento;
• impostos;
• serviços e operações.

Já os recebimentos podem ser divididos em:

• vendas;
• juros;
• financiamento.

O auxílio de uma contabilidade online será importante para que seu fluxo de caixa seja bem-sucedido, pois esse serviço simplifica a emissão de notas, a folha de pagamento e os impostos a serem pagos, a conciliação bancária, entre outros — tudo isso com apenas alguns cliques.

Crie uma rotina

O fluxo de caixa exige que você organize a sua rotina para cuidar dos registros. Você pode organizar suas tarefas em níveis diários, semanais e mensais, de acordo com as dicas a seguir:

• tarefas diárias: organize as despesas do dia anterior, registrando os pagamentos que precisam ser realizados e salvando seus documentos;
• tarefas semanais: verifique o andamento das operações da semana anterior e, a partir dele, prepare-se para o mês;
• mensais: analise seus relatórios e o seu planejamento.

Elabore bons relatórios

O ideal é que você mantenha relatórios periódicos com os números do seu fluxo de caixa. Eles podem ser diários, quinzenais, semanais ou mensais, dependendo do que a sua empresa necessita. A partir do que apurar nesses relatórios, você deve entender quais fatores levaram àqueles números. 

Tenha o auxílio da tecnologia

Como já mencionamos, alguns empreendedores ainda utilizam planilhas para fazer o registro de seus ganhos e gastos. Contudo, com um sistema de gestão aliado aos recursos de uma contabilidade online, você facilita a visualização de seus dados e obtém registros mais precisos, já que não terá de inserir as informações manualmente. Na correria do dia a dia de um pequeno empreendedor, documentos e notas podem ser esquecidos! 

Por que o fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a saúde financeira da empresa?

Tudo que a contabilidade precisa entregar (por exemplo, declarações e guias de impostos) para manter as obrigações de sua empresa em dia depende das notas fiscais emitidas e dos ganhos e gastos lançados.

Nesse sentido, com um bom fluxo de caixa, além de todas as vantagens que citamos aqui, você também ajuda seu contador a cuidar da saúde financeira do seu negócio.

Com um pouco de organização e recursos tecnológicos, fazer o fluxo de caixa da sua empresa será uma tarefa muito mais simples. Então, que tal colocar a mão na massa? Comece estabelecendo uma rotina e conte com as ferramentas certas para facilitar a organização dos dados. 

Agora, que tal conhecer outras 6 ferramentas essenciais para estruturar seu negócio e deixar seu dia a dia muito mais fácil? Confira em nosso artigo!