Como obter certificado digital para seu negócio?

A certificação digital é uma exigência na nossa vida online: muitos procedimentos, especialmente os que têm base legal, precisam que você comprove que é você mesmo que está realizando a atividade ou ainda que é a sua empresa que solicitou determinada ação.

A migração dos sistemas vagarosos presenciais para os modelos digitais quase instantâneos agrada a grande maioria das pessoas – mas exige também que se adequem para utilizá-los com segurança. 

Podemos pensar que, no fundo, são os certificados digitais que permitem que o mundo físico vá, a cada dia, migrando com mais força para o digital. Sim, porque muitos documentos só teriam validade, tempos atrás, com assinatura e reconhecimento em cartório – e hoje os certificados digitais permitem uma série de facilidades. Vamos conferir?

Explicar de maneira bem direta quais são os tipos de certificados necessários para um negócio de maneira geral.

O que é certificado digital e para que serve? 

O certificado digital é como se fosse o documento de identificação, só que nesse formato funciona no espaço digital – não sendo necessário validar em formato físico a documentação onde o mesmo foi aplicado.

Um bom exemplo, para pessoa física, seria nos casos onde o usuário precisa assinar um documento que será enviado pela internet. Poderia ser um contrato, poderia ser um projeto, ou mesmo uma receita médica. Todos os documentos onde é importante que a ciência da pessoa que o emitiu esteja clara – especialmente para questões que podem parar na Justiça – podem ser verificados pelo certificado digital.

É quase como o reconhecimento de firma, uma vez que quando você providencia o certificado digital apresenta os documentos reais para emiti-lo – e  a partir daí é este componente que faz a confirmação da identidade do emissor, pelo tempo em que estiver válido.

Por outro lado, no caso das empresas, a partir de determinado porte já é obrigatório ter certificado digital – e é com ele que serão feitas as comunicações com o Governo, por exemplo.

Como obter um certificado digital? 

Dependendo da finalidade do seu certificado, existem algumas decisões a serem tomadas antes de iniciar o processo – especialmente porque simplesmente escolher o certificado mais barato pode não ser a melhor estratégia, já que em alguns casos é necessário outro modelo.

O melhor caminho, certamente, é conversar com o seu escritório de contabilidade. Lembre-se de que existem opções de contador online para atendimento do seu negócio – e se o atendimento já é pela internet desde o princípio você pode confiar que este serviço conhece tudo sobre certificação digital.

Dentro desta proposta, nossa indicação de procedimento é:

1.Fale com seu contador 

Esta conversa é para definir qual dos tipos de certificado digital você deverá providenciar para a atividade que precisa praticar. 

2.Busque uma Autoridade Certificadora (AC)

Os certificados digitais são emitidos pelas Autoridades Certificadoras (ACs). No Brasil, elas são regulamentadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Acesse o site do governo e verifique quais são as atuais ACs disponíveis para dar início à sua certificação.

Preencha a solicitação no sistema da AC e marque um horário

O atendimento presencial será preciso. Nesta etapa, a Autoridade de Registro (AR), que é um escritório físico registrado com qualificação para análise de documentos, faz a validação de seus documentos físicos – garantindo que o certificado digital emitido esteja vinculado à pessoa física ou jurídica correta. No caso de certificado para empresas, se o responsável legal já tem a certificação da pessoa física, é possível emitir o certificado empresarial online mesmo – nem sempre é obrigatória a etapa presencial.

Retire seu certificado

Conforme o tipo solicitado, você poderá baixar o arquivo ou retirar presencialmente na AR onde você fez a etapa de conferência dos documentos.

Na hora de solicitar junto à Autoridade Certificadora, será necessário realizar o pagamento do certificado. Os valores mudam conforme o modelo solicitado, podendo variar entre R$ 140 e R$ 200 para empresas.

Quem deve obter um certificado digital?

A organização do certificado digital funciona conforme descrito na Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de  2001. Para realizar procedimentos referentes a seus funcionários, as empresas precisam do certificado digital – uma vez que as atividades junto ao eSocial são confirmadas com a utilização deste documento digital.

Além disso, hoje empresas do regime Lucro Presumido precisam do certificado digital em todo o país, e há locais onde as empresas do Simples Nacional também estão obrigadas a apresentar a certificação para realizar seus procedimentos. 

Tem como fazer certificado digital online?

A primeira etapa do certificado digital, como vimos, é realizada online. A questão é que há uma etapa de verificação de documentos que deve ser feita presencialmente – especialmente para pessoas físicas.

Isso porque depois de ter a pessoa física com o certificado emitido, é possível sim emitir uma certificação empresarial sem apresentar os documentos pessoalmente. Mediante a apresentação de um certificado e-CPF do tipo A3 do representante legal da empresa, a certificadora oferece o serviço para garantia da empresa sem necessidade de validação.

Tipos de certificação digital para empresa 

Basicamente os tipos de certificado digital para empresas são de dois modelos: o A1 e o A3. Enquanto o primeiro oferece facilidade de acesso sem instalação, o segundo tem validade por maior tempo – então é preciso verificar qual será o uso para identificar o melhor modelo para o seu caso. 

Quando você opta pelo certificado A1, trata-se de um programa de computador que poderá ser utilizado em um ou mais computadores – podendo ser copiado de uma máquina para outra. Quando está instalado, é diretamente acionado pelos outros sistemas que precisam dessa verificação – se você estiver tentando realizar um tipo de atividade que precisa de certificação mas não estiver com nenhuma instalada no seu computador, o sistema onde você está trabalhando irá emitir o aviso de que é necessária a certificação digital. Tem validade de 1 ano.

Já o modelo de certificado A3 é entregue fisicamente, em um cartão ou token. Para utilizá-lo, é preciso configurar o computador para ler esse instrumento, realizando a instalação de software específico. Funciona mais ou menos como eram os sistemas de banco mais antigos, onde eram necessários leitor de cartão ou token para acessar sua movimentação bancária online.  A instalação do software é feita na primeira vez em que se fará o acesso, depois tudo já estará funcionando. Esse tipo de certificado poderá valer até 3 anos.