Gestão de emissão de notas fiscais: 8 erros e como evitá-los

A legislação fiscal brasileira é extremamente complexa. Assim, o cálculo dos tributos, a emissão e guarda das notas fiscais, muitas vezes, se torna um desafio para o empreendedor ou para os gestores do negócio.

Mas, apesar das dificuldades, é preciso aceitar o fato de que a correta gestão de emissão de notas fiscais é essencial para que a empresa se mantenha em dia com suas obrigações tributárias. 

E se o controle sobre esses documentos ainda é algo em que muito gestores costumam ter dificuldades e acabam não o fazendo da melhor maneira, é fundamental reverter essa situação.

A questão é que qualquer erro referente às notas fiscais pode causar problemas junto aos órgãos fiscalizadores e trazer prejuízos para o seu negócio.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com alguns erros que você deve evitar ao gerenciar esses importantes documentos.

Continue a leitura e saiba como fazer uma eficiente gestão de emissão de notas fiscais da sua empresa.

1. Não ter um padrão de organização

Não há como fazer uma boa gestão de emissão de notas fiscais se você não tiver um padrão de organização bem definido.

É preciso que fique claro, por exemplo, se as NFs serão separadas por cliente, por data ou por produto. A separação por categorias e subcategorias ajuda bastante a manter esse documentos organizados e fáceis de ser encontrados.

2. Não conferir a autenticidade das notas fiscais

Outro erro bastante comum é não verificar a autenticidade das notas fiscais. A consequência é que, no caso de uma fiscalização, a sua empresa pode sofrer duras penalidades.

Portanto, para garantir que as notas fiscais são autênticas, faça a conferência no portal da Receita Federal. Você vai precisar ter em mãos a chave de acesso que se encontra no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

3. Confundir o DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica

Por falar em DANFE, é de extrema importância que você não confunda esse documento com as notas fiscais eletrônicas. Isso porque o DANFE não possui validade jurídica, sendo apenas uma versão resumida da NFe.

4. Não ter um bom relacionamento com clientes e fornecedores

Tudo fica mais difícil quando a empresa não possui um bom relacionamento com seus clientes e fornecedores, inclusive no que se refere às notas fiscais.

Casa haja algum problema na emissão desse documento, como uma informação inserida incorretamente ou a perda de uma nota fiscal, será necessário contar com a cooperação deles para que tudo seja solucionado de maneira mais ágil.

Assim, você evita ter que enfrentar processos extremamente burocráticos para, por exemplo, cancelar uma NFe ou fazer alterações. 

5. Desconhecer os prazos para armazenamento

Muita gente não sabe, mas o prazo máximo exigido por lei para o armazenamento de notas fiscais é de 5 anos.

Isso significa que o fiscal da Receita Federal pode solicitar notas fiscais do seu estabelecido de até 5 anos atrás e, caso você não as tenha, estará sujeito a multas que podem ultrapassar R$ 1.000,00 por NFe.

6. Não treinar os colaboradores que lidam diretamente com as notas fiscais

A falta de treinamento das equipes que lidam diretamente com as notas ficais da sua empresa é um erro grave.

Os colaboradores precisam saber como funcionam os processos de emissão, recebimento e armazenamento de notas fiscais, bem como as metodologias de organização adotadas pela empresa. Além disso, é importante definir responsabilidades.

Dessa forma, fica mais fácil manter tudo organizado, evitar erros e promover o acesso mais fácil e rápido a esses documentos.

7. Não fazer cópias de segurança das notas fiscais

Outro erro que você deve evitar cometer na gestão de notas fiscais da sua empresa é não fazer o bom e velho backup das NFe.

Se você ainda tem notas fiscais de papel, procure digitalizá-las e salvar cópias virtuais em diferentes dispositivos de armazenamento.

As que já estão em formato eletrônico você pode salvá-las na nuvem. Assim, você não corre o risco de perdê-las caso o disco rígido do seu computador seja corrompido ou qualquer outro infortúnio aconteça.

8. Insistir na emissão manual das notas fiscais

Quando você emite notas fiscais de maneira manual, além de levar mais tempo, você corre mais riscos de inserir dados incorretos e ter o trabalho dobrado para emitir um novo documento.

Tendo isso em vista, automatize essa tarefa. Com um bom software especializado, você consegue emitir notas fiscais automaticamente e enviar para os clientes com muito mais agilidade.

Aliás, você sempre emite suas notas fiscais? Sabe quando é necessário? Fazer uma venda sem nota fiscal pode ser muito prejudicial para seu negócio! Então, confira este vídeo:

Essas foram as nossas 8 dicas para gestão de emissão de notas fiscais. Coloque-as em prática e gerencie suas NFs com mais eficiência.

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.